Statuts d'une facture électronique : déposée, rejetée, refusée, encaissée… que signifient-ils ?
Mis à jour le · Par l'équipe Neostak · 5 min de lecture
Une facture électronique a un cycle de vie : chaque étape est signalée par un statut que les plateformes agréées font circuler entre le vendeur, l'acheteur et, pour certains, l'administration. Quatre statuts sont obligatoires : déposée, rejetée, refusée et encaissée.
Pourquoi des statuts ?
Avec un PDF envoyé par email, le vendeur ne sait pas si sa facture a été reçue, lue ou validée. Dans la facturation électronique, chaque facture passe par les plateformes agréées, qui suivent son traitement et transmettent son statut. Le vendeur sait ainsi où en est sa facture, et l'administration dispose des informations utiles à la TVA.
Les quatre statuts obligatoires
| Statut | Ce qu'il signifie | Que faire ? |
|---|---|---|
| Déposée | La facture a été déposée sur la plateforme du vendeur et a passé les contrôles. | Rien : elle part vers le client. |
| Rejetée | La facture n'a pas passé les contrôles techniques (format, mentions, destinataire inconnu…). Elle est réputée non émise. | Corriger et émettre une nouvelle facture. |
| Refusée | Le client a reçu la facture mais la conteste (montant erroné, prestation non réalisée…). | Échanger avec le client, puis émettre un avoir ou une nouvelle facture si besoin. |
| Encaissée | Le vendeur a reçu le paiement, total ou partiel. | Le déclarer : il sert au calcul de la TVA sur les prestations de services. |
Rejetée ou refusée : la différence
Les deux mots se ressemblent mais ne disent pas du tout la même chose.
- Une facture rejetée est bloquée par la plateforme pour une raison technique : format invalide, mention obligatoire manquante, SIREN du client introuvable dans l'annuaire… Elle est considérée comme non émise : il faut la corriger et l'émettre de nouveau.
- Une facture refusée est bien arrivée chez le client, qui la conteste sur le fond. Comme une facture émise ne se modifie pas, la correction passe en général par une facture d'avoir.
Le statut « encaissée » et la TVA
Pour les prestations de services, la TVA est en principe due au moment de l'encaissement, et non de la facture. Le statut « encaissée » permet donc à l'administration de connaître la date et le montant des paiements reçus. C'est au vendeur de le signaler, via sa plateforme, lorsqu'il est payé.
Les statuts facultatifs
D'autres statuts peuvent être utilisés pour suivre le traitement de la facture chez le client, par exemple : reçue, mise à disposition, prise en charge, approuvée, approuvée partiellement, en litige, suspendue ou paiement transmis. Ils ne sont pas obligatoires, mais ils renseignent utilement le vendeur sur ses chances d'être payé à temps.
Éviter les factures rejetées
- renseigner le SIREN de chaque client, sans erreur ;
- vérifier les mentions obligatoires, dont les nouvelles mentions de la réforme ;
- utiliser un logiciel qui produit un format structuré valide, comme Factur-X.
Avant de générer une facture Factur-X, Neostak vérifie que votre SIRET et celui de votre client sont valides, et que votre numéro de TVA est renseigné si la facture contient de la TVA. Dans l'application, chaque facture a aussi son propre statut (brouillon, envoyée, payée, annulée), et le tableau de bord signale les factures échues non payées.
Questions fréquentes
Une facture rejetée compte-t-elle dans ma numérotation ?
Une facture rejetée est réputée non émise. Il faut émettre une nouvelle facture correcte ; la manière de gérer le numéro dépend de votre logiciel et de votre plateforme, l'essentiel étant de garder une séquence cohérente et justifiable.
Qui doit signaler qu'une facture est encaissée ?
Le vendeur, via sa plateforme agréée, une fois le paiement reçu. Ce statut sert notamment à l'administration pour la TVA des prestations de services.
Cet article résume la réglementation à titre informatif. Pour votre situation, référez-vous aux publications officielles (impots.gouv.fr, economie.gouv.fr) ou à votre expert-comptable.
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